Of je nou zelf een bedrijf leidt, of misschien net bij een nieuw bedrijf aan de slag gaat – het is erg belangrijk om een overzicht te bewaren over de hiërarchische structuur binnen je bedrijf. Op die manier kom je snel te weten wie je best moet aanspreken om een bepaalde taak door een ander departement tot een goed einde te brengen en kan je makkelijker netwerken gezien je een mooi overzicht verkrijgt van de verschillende teams en medewerkers – vaak zelfs met een kleine foto! Maar wat is een organigram nou eigenlijk? En hoe je zelf makkelijk, snel, en vooral gratis een organigram van jouw onderneming in Canva maakt? In dit artikel leggen wij dit jou haarfijn uit!

Wat is een organigram?

Een organigram is een soort schematische weergave van functionele, hiërarchische en organisatorische verbanden. Je ziet een organigram dan ook vaak opduiken binnen bedrijven, maar ook in politieke kringen of in verenigingen en organisaties. Het organigram is een tool dat vooral door HR gebruikt wordt om zo deze functionele, hiërarchische en organisatorische verbanden binnen de organisatie bloot te leggen en vooral beter te kunnen begrijpen.

Over het algemeen worden deze organigrammen opgesteld om informatie te verstrekken over:

1. De medewerkers en de hiërarchische structuur binnen de afdelingen in een bedrijf zodat je makkelijker en sneller te weten komt wie te contacteren of met wie samen te werken.
2. De professionele relaties tussen de medewerkers van een bedrijf. Zo kom je te weten wie de line manager is van een bepaalde groep of aan wie een bepaalde afdeling zich uiteindelijk moet verantwoorden.
3. De verbanden die momenteel bestaan tussen diensten, zij het door medewerkers die in verschillende diensten werken of diensten die verantwoording afleggen aan dezelfde manager.

Zoals je waarschijnlijk reeds vermoed moet een organigram regelmatig bijgewerkt worden. Wanneer een nieuwe medewerker aangenomen wordt of er iemand het bedrijf verlaat kan dit voor verschuivingen in de hiërarchie en dus ook het organigram zorgen. Een organigram is dus op zich een levend document dat om de paar weken of maanden aangepast moet worden.

Heel wat bedrijven kiezen er momenteel ook voor om per afdeling een organigram te maken. Deze organigrammen worden dan later samengevoegd tot een bedrijfsorganigram. Hierdoor behouden teams een mooi overzicht van de structuur binnen hun eigen afdeling en kan je ook in erg grote ondernemingen iedereen een plaatsje geven binnen het organigram.

 

 

Geschiedenis van het organigram

Het eerste organigram werd in 1854 opgesteld door de Amerikaanse ingenieur Daniel McCallum en werd toen organisatie kaart genoemd. Het was echter pas in 1920 dat het organigram meer en meer gebruikt werd binnen bedrijfskunde en de term organigram zag pas 40 jaar later, in 1960, het levenslicht.

Momenteel worden organigrammen door verschillende bedrijven en ondernemingen over de hele wereld gebruikt – zowel om de structuur binnen een bedrijf uit te leggen als de structuur binnen een dienst. Van scholen tot bedrijven, ziekenhuizen en zelfs scoutsgroepen: het organigram zal niet snel uit het bedrijfsleven verdwijnen!

Waarom als bedrijf een organigram gebruiken?

Als bedrijf is het een goed idee om een organigram te gebruiken om de bestaande relaties en verbanden binnen het bedrijf bloot te leggen of met de buitenwereld te communiceren. Hier hebben we alvast enkele redenen op een rijtje gezet waarom ook jouw bedrijf of onderneming een organigram goed kan gebruiken.

Het organigram is vooral een communicatiemiddel dat bedoeld is om het begrip van de bestaande relaties en verbanden binnen het bedrijf te vergemakkelijken.

• Een organigram verstrekt inzicht in de organisatorische werking van een bedrijf

Een eerste reden waarom een organigram erg goed kan zijn – vooral voor nieuwkomers of nieuwe werknemers, is het feit dat organigrammen een goed inzicht verstrekken in de organisatorische werking van een bedrijf. Dankzij een organigram krijg je meteen een inzicht naar iemands rol binnen een bedrijf, kan je de onderlinge relaties begrijpen en krijg je een overzicht van de huidige ondergeschiktheid.

• Een organigram helpt je jouw bedrijfsprocessen te analyseren

Wanneer jouw bedrijf of onderneming bepaalde doelen niet haalt kan het interessant zijn om het organigram te analyseren om zo na te kijken waar het misloopt. Misschien is het tijd om een manager te vervangen? Of misschien is er een team dat wat harder kan werken? Door middel van het organigram krijg je meteen een mooi overzicht over het hele bedrijf en weet je ook meteen met wie je in gesprek moet treden wanneer er wat mis gaat.

• Een organigram is erg handig om jouw bedrijfsstructuur naar klanten te communiceren

Tot slot kan een organigram ook gebruikt worden om jouw bedrijfsstructuur extern naar klanten of partners toe te communiceren. Op die manier weet men direct wie men binnen jouw bedrijf of onderneming moet communiceren.

Hoe maak je een organigram in Canva?

• Door deze link te volgen als je een vanuit een bestaande template wil starten
• Of door in Canva te zoeken naar ‘Organization Chart’. Je krijgt dan een aantal voorbeelden of kan ook vertrekken vanaf een lege template.
• Nadat je je favoriet hebt gekozen, klik je de bestaande template aan
• Je komt nu in de editor en kan tekst, kleuren, foto’s en elementen aanpassen
• Copy & paste bestaande elementen als je bijvoorbeeld meer mensen wil toevoegen aan je organigram
• Wil je meer info over de basis skills, bekijk dan deze video op YouTube. De video dateert al van een tijdje geleden, maar de basis is nog hetzelfde

Test Canva Pro nu 45 dagen gratis uit

 

 

Sprankel Online werkt met affiliate linkjes. Als je op één van deze linkjes klikt en een aankoop doet, dan krijg ik hiervoor een toffe commissie. Hierdoor kan deze website blijven bestaan en kan er meer content gemaakt worden. Dus, dank je wel hiervoor.

Wil je meer weten over Canva en de artikels die op deze website staan, check dan deze Canva verzamelpagina. Enjoy!

Inspiratie nodig voor inhoud voor een sociale media kalender? Check deze pagina. Wil je meer bijzondere Canva templates ontdekken? Dan check je best deze pagina. Enjoy!

Heb je vragen over het maken van een organigram in Canva of heb je een andere vraag, stuur gerust een mailtje naar kelly@sprankelonline.be, ik probeer zo snel mogelijk te antwoorden.