Wist je dat een bediende gemiddeld 40 e-mails per dag stuurt? Urenlang zijn we aan het werk om de perfecte e-mail uit te typen, wegen we woorden tegen elkaar af om op een gepaste en correcte manier te communiceren… en toch vergeten we maar al te vaak om een e-mailhandtekening toe te voegen.

Het vergeten van een emailhandtekening is echter een gemiste kans. Niet enkel is het toevoegen van een emailhandtekening heel wat professioneler, je kan eveneens duidelijk maken wie je bent en mensen andere manieren aanreiken om jou te contacteren – denk maar via telefoon bijvoorbeeld.

Daarnaast kan je in jouw emailhandtekening ook het logo van jouw bedrijf of onderneming kwijt en kan je terug linken naar de officiële website van je bedrijf en de verschillende sociale kanalen. Indien je nog niet helemaal verknocht bent aan het idee van een e-mailhandtekening legt deze blog je graag uit waarom ook jij best een e-mailhandtekening toevoegt aan je professionele e-mails.

Wat is een e-mailhandtekening?

Een e-mailhandtekening is een klein, opgemaakt stukje tekst of foto dat automatisch toegevoegd wordt aan het eind van je emails. Dankzij een emailhandtekening kunnen klanten en prospecten heel wat meer te weten komen over je bedrijf en kan je hen attent maken op de website van je onderneming, de sociale kanalen en het feit dat je ook op andere manieren gecontacteerd kan worden.

Waarom voeg je een e-mailhandtekening toe?

Er zijn heel wat verschillende redenen waarom een emailhandtekening onmisbaar is in je professionele communicatie. We zetten hier alvast enkele redenen waarom je best een e-mailhandtekening toevoegt op een rijtje.

1. Het is professioneel

Een e-mailhandtekening toevoegen aan jouw e-mails is niet enkel handig, het ziet er ook een pak professioneler uit dan gewoon aftekenen met je naam.

2. Klanten weten meteen wie jij bent

Dankzij een e-mailhandtekening weten klanten perfect wie jij bent en wat jouw rol is binnen het bedrijf.

3. Je geeft klanten een kans om je via andere wegen te bereiken

Wanneer je een e-mailhandtekening toevoegt geef je klanten en prospecten de kans  je via andere wegen te bereiken. In een e-mailhandtekening plaats je namelijk niet enkel jouw professionele e-mailadres, je voegt ook vaak je telefoonnummer toe. Op die manier kunnen je klanten met dringende vragen makkelijk en snel de telefoon nemen en kun jij mensen op een persoonlijke manier bijstaan.

4. Je zet de sociale kanalen van je bedrijf in de kijker

Ook de sociale kanalen van een bedrijf worden vaak toegevoegd aan de e-mailhandtekening. Op die manier kan jij deze sociale kanalen nog een keertje in de kijker zetten en kunnen klanten jouw content liken of fan worden van je pagina’s.

5. Klanten kunnen meer informatie verkrijgen via de website

Tot slot voeg je aan de e-mailhandtekening ook nog eens de website van je bedrijf toe. Zo kunnen klanten makkelijk doorklikken naar de website van je bedrijf en zo op eigen houtje meer informatie bekomen over jouw diensten en producten. Dit kan jou alvast heel wat tijd uitsparen.

Wat staat er allemaal in een e-mailhandtekening?

Welke onderdelen kan je allemaal in je e-mailhandtekening opnemen?

  1. Je naam en titel

In een e-mailhandtekening zet je best altijd je naam en titel zodat je email-lezers weten met wie ze te maken hebben en of ze met het juiste departement communiceren.

  1. Je contactgegevens

Plaats ook zeker je contactgegevens zoals e-mail en telefoonnummer in je e-mailhandtekening. Op die manier kunnen mensen je altijd bereike.

  1. De website van je bedrijf

Ook de website van je bedrijf mag je zeker niet vergeten in je e-mailhandtekening. Op die manier kunnen klanten altijd doorklikken naar je website om zo zelf onderzoek te doen.

  1. Het logo van je bedrijf

Heel wat e-mailhandtekeningen bevatten ook het logo van je bedrijf. Dit zorgt ervoor dat de e-mailhandtekening er erg professioneel uitzien.

  1. De sociale kanalen van je bedrijf

Vergeet ook zeker niet om de sociale kanalen van je bedrijf aan jouw e-mailhandtekening toe te voegen. Dit is een extra kans om deze kanalen en profielen naar buiten te brengen en om meer informatie te verstrekken aan de klant. Daarnaast kan de klant jou ook gaan volgen op de sociale kanalen of fan worden van jouw pagina.

6. Een e-mail handtekening met foto van jezelf

Met een foto van jezelf krijgen mensen onmiddellijk een beeld van wie je bent en hoeven ze niet hopeloos te fantaseren.

Enkele leuke tips:

Nu je weet waarom een e-mailhandtekening zo belangrijk is en wat er allemaal opgenomen wordt in een e-mailhandtekening vind je  hier alvast nog enkele leuke tips. Deze tips zorgen ervoor dat je een erg goede e-mailhandtekening hebt.

  1. Gebruik de logo’s van de sociale kanalen om naar jouw profielen te linken

Een lijst met lange links naar je sociale kanalen ziet er niet uit. Gebruik dus zeker de logo’s van de sociale kanalen om naar jouw profielen te linken.

  1. Maak je e-mailhandtekening in Canva

Hoewel het toevoegen van een basic  e-mailhandtekening een goede eerste stap is, moet je e-mailhandtekening er ook nog erg goed uitzien. Maak je e-mailhandtekening daarom op in Canva.

  1. Voeg een persoonlijke toets toe aan je e-mailhandtekening

Je kan ook een leuke persoonlijke toets toevoegen aan je e-mailhandtekening. Indien je bijvoorbeeld bij een boekenwinkel werkt kan je in je e-mailhandtekening verwerken welk boek je momenteel leest terwijl iemand binnen een marketingbureau bijvoorbeeld een leuke quote over marketing kan toevoegen aan zijn of haar e-mailhandtekening.

4. Email handtekening met kerst

Stel nu dat je je eigen e-mailhandtekening maakt in Canva, dan kan je uiteraard zelf eentje ontwerpen voor met kerst. Leuke kerst elementen toevoegen en hopsakee, ook via deze weg breng jij een grote glimlach op het gezicht van je mensen.

Hoe ga je een emailhandtekening ontwerpen in Canva?

Als je in Canva een e-mailhandtekening maakt, dan ga je een afbeelding maken met je gegevens. Hierbij houd je best in het achterhoofd, dat je maar één link achter deze handtekening kan verwerken eens je dit gaat opladen in je mailbox. Wil je met meer linkjes werken, dan heb je verschillende afbeeldingen nodig.

  1. Ga naar Canva.com en open een ‘E-mail Header’. Kies een bestaande of een lege template
  2. Of kies voor aangepaste afmetingen en ga voor 600 x 200 px
  3. Ontwerp je E-mailhandtekening en verwerk bovenstaande tips en ideeën in je handtekening
  4. Als je klikbare sociale media icoontjes wil hebben moet je aparte afbeeldingen uploaden
  5. Ga naar aangepaste afmetingen en ga voor 60 x 60 px
  6. Zoek in Canva naar de icoontjes en pas ze eventueel aan naar je huisstijl of laat ze zoals ze zijn
  7. Download zowel je e-mailhandtekening en je sociale media icoontjes als PNG
  8. Upload elke afbeelding in je e-mailaccount en plaats er een linkje achter
  9. Als je klaar bent sla je alles op en stuur je eens een test email
  10. Happy? Houden. Anders even aanpassen

Wil je Canva Pro 45 dagen gratis uittesten?

Canva Pro Free Gratis

Maar weten over Canva?

Wil je meer ontdekken over Canva? Check dan zeker deze verzamelpagina. Je vindt er allerlei informatieve blogs. Van het verwijderen van een achtergrond tot het maken van een ebook.

Sprankel Online maakt op de website gebruik van affiliate marketing. Als je op bepaalde linkjes klikt en via deze weg een aankoop doet, dan krijg ik hier een kleine vergoeding voor. Het kost jou niets extra, maar hierdoor kan mijn website wel blijven bestaan. Dank je wel hiervoor!